Быстрая идентификация документов
Часто делопроизводителям и секретарям необходимо соотнести электронный и бумажный экземпляры документа. Решение «Быстрая идентификация документов» позволяет быстро находить электронную версию в системе Directum Insarco по штрихкоду на бумажной копии.Для этого достаточно установить на рабочем месте сотрудника сканер штрихкодов, программу Directum Rapid и промаркировать документы:
В системе Directum для каждого документа генерируется уникальный штрихкод. При занесении документа, поступившего от контрагента, делопроизводитель формирует штрихкод, распечатывает и наклеивает на бумажный экземпляр. Документы, оформленные в организации, маркируются автоматически при создании из шаблона, в котором администратор настроил отображение штрихкода:Чтобы найти электронный документ, делопроизводителю уже не придется каждый раз вводить данные и искать нужный среди результатов поиска. Достаточно отсканировать штрихкод, и карточка электронного документа откроется автоматически. В дальнейшем из карточки можно, например, отправить документ на рассмотрение руководителю, посмотреть приложения, проверить, в какие задачи он вложен.
Оптимизируйте поиск документов
Решение «Быстрая идентификация документов» позволяет комбинировать современные и традиционные методы обработки документов, а также:
- повысить эффективность работы делопроизводителей и секретарей;
- ускорить поиск нужного документа в системе;
- уменьшить риск ошибок благодаря однозначной идентификации документа по уникальному штрихкоду;
- сократить количество действий, необходимых для поиска и открытия.
- уменьшить риск ошибок благодаря однозначной идентификации документа по уникальному штрихкоду;
- сократить количество действий, необходимых для поиска и открытия.