Упрощается оформление обращений. - Гражданин может подать обращение в любое время через интернет-приемную и приложить к обращению дополнительные
электронные материалы;
- Письмо, подтверждающее факт подачи обращения, создается автоматически и содержит все заполненные элементы
формы — его можно сохранить или распечатать;
- Статус работ по обращению отслеживается в режиме реального времени.
Оперативная регистрация обращений
Экономия времени руководителя 20-30%. - Обращения, поступившие в электронном виде, автоматически заносятся в справочник «Обращения граждан и организаций»;
- Письменные или устные обращения ответственный сотрудник заносит в справочник вручную. Если они решаются на месте, это фиксируется в справочнике;
- Каждому обращению автоматически присваивается номер в соответствии с заданными правилами;
- В системе ведется работа с номенклатурой дел обращений граждан: от создания до списания.
Полный контроль на всех этапах работы
Уменьшаются риски срыва сроков обработки обращения. - Специалист рассматривает обращение, выносит резолюцию, формирует по нему поручения и отправляет на исполнение.
Далее поручения выполняются согласно установленным регламентам с контролем сроков на каждом этапе;
- Если обращение содержит вопрос, решение которого не входит в компетенцию данного госучреждения, оно перенаправляется
в другое.
- Специалист может принять решение об отказе брать в работу обращение, в этом случае оно закрывается и заявителю отправляется
ответ с обоснованием отказа;
- Все работы исполнителей по обращению фиксируются в карточке, к которой привязаны документы, появившиеся в процессе
исполнения;
- В системе можно настроить автоматическую рассылку напоминаний о приближении срока исполнения поручения;
- После исполнения всех поручений ответственный оформляет ответ заявителю и отправляет его.
Быстрое создание отчетов
Упрощается и ускоряется формирование отчетности по работе с обращениями и поручениями.
- Когда все исполнители выполнят работы, ответственный формирует единый отчет и отправляет обращение регистратору;
- Специальный отчет о просроченных поручениях позволяет определить закрытые не в срок обращения;
- В справочнике «Обращения граждан и организаций» можно гибко настраивать критерии сортировки записей.
- Специальный отчет о просроченных поручениях позволяет определить закрытые не в срок обращения;
- В справочнике «Обращения граждан и организаций» можно гибко настраивать критерии сортировки записей.