Сравнение документов
Рядовой сотрудник нередко сталкивается с необходимостью сравнения двух версий одного документа. Например, при получении подписанной версии договора важно убедиться, что контрагент не внес серьезных правок, влияющих на условия сделки. А на очередном круге согласования проекта документа внутри компании нужно посмотреть только измененные разделы, чтобы не тратить время на перечитывание всего текста.Решение «Сравнение документов» автоматически сопоставляет две версии и формирует отчет с удобной визуализацией отличий. В результате сокращаются трудозатраты на сравнение документов и уменьшается вероятность ошибки из-за человеческого фактора.
По умолчанию решение нацелено на работу с договорными документами. Однако, прикладной разработчик может доработать решение для сравнения любых необходимых документов.
Описание решения
Запустить сравнение можно в пару кликов: через контекстное меню или кнопку в карточке договора. Доступно сравнение двух версий документа Directum, а также сравнение выбранной версии с файлом на компьютере.
Сравнение версии с файлом удобно, когда нет уверенности, что новый текст нужно заносить в систему. Специальная опция позволяет занести файл в новую версию, только если система выявит различия. Таким образом исключается создание лишних версий.
Для работы решения компания Инсар-Консалтинг разработала специальную библиотеку. Она сравнивает тексты документов и передает информацию об отличиях.
В некоторых документах, например, скан-копиях, отсутствует текстовый слой. В этом случае перед сравнением система передает версии документа сервисам Directum. Они извлекают качественный текстовый слой, необходимый для выявления различий.Следить за ходом сравнения можно с помощью специального индикатора. Он не блокирует систему — во время работы решения можно выполнять другие задания. В результате сравнения формируется PDF-файл с удобной визуализацией отличий. В зависимости от типа правки (добавление, изменение, удаление) текст выделяется зеленым, желтым или красным цветом. В примечании можно посмотреть подробную информацию о сути изменения.
Сформированный отчет показывает только значимые изменения. Сотруднику не придется отвлекаться на случайно добавленный контрагентом пробел или измененный регистр букв.
Бизнес-эффект
Сокращаются трудозатраты на сравнение документов. Сотрудники не тратят рабочее время на ручное сравнение версий документов. Это особенно критично для компаний с большим объемом договорной работы. Долгую рутинную работу можно передать системе и сосредоточиться на творческих задачах.
Уменьшается вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Усталость или невнимательность сотрудника не приведут к внесению в важный документ несогласованной правки. Это дает компании дополнительную защиту от возможных убытков.