Фонд обслуживает все население Республики Казахстан, что обусловило необходимость оптимизации и цифровизации архивных данных для обеспечения:
-
быстрого доступа к архивной информации;
-
сокращения времени обработки запросов и внутренних процессов;
-
надежного хранения большого объема документации;
-
снижения рисков утери бумажных носителей;
-
соответствия требованиям по защите и долговременному хранению данных.
Проект включал несколько этапов:
-
2016–2017 гг. — поставка и настройка лицензионного ПО KOFAX, предназначенного для массовой оцифровки и обработки документов;
-
2016 г. — поставка, установка и обучение сотрудников фонда работе с промышленными сканерами, включая планетарные и протяжные модели;
-
2016–2018 гг. — аутсорсинг услуг по оцифровке бумажного архива:
-
подготовка архивных дел к сканированию;
-
сканирование документов;
-
последующая обработка изображений;
-
распознавание и верификация данных;
-
систематизация цифрового архива.
-
Общий объем оцифрованных данных составил более 20 миллионов страниц.
Реализация проекта позволила фонду перейти от громоздкого бумажного архива к удобной и доступной цифровой базе. Это значительно ускорило доступ к необходимой информации, повысило надежность хранения и упростило внутренние процессы обслуживания населения. Использование профессионального ПО и оборудования обеспечило высокое качество оцифровки и обработки данных.
