Базовый модуль управление документами
Позволяет создавать документы, редактировать, хранить, управлять версиями и жизненным циклом, настраивать права доступа, подписывать и шифровать.
Предоставляемые преимущества:
Быстрое создание документов
Ускоряется занесение информации в систему.
- Электронные документы создаются на основе готовых шаблонов или заносятся из почты или сервиса обмена. Бумажные документы подхватываются со сканера;
- Для массовой обработки документов используются службы ввода и преобразования, а также интеллектуальное решение Directum Insarco — все поля карточки заполняются автоматически;
- С мобильными решениями документы можно создавать прямо с камеры смартфона или планшета.
- Для массовой обработки документов используются службы ввода и преобразования, а также интеллектуальное решение Directum Insarco — все поля карточки заполняются автоматически;
- С мобильными решениями документы можно создавать прямо с камеры смартфона или планшета.
Упорядоченное хранение и управление жизненным циклом
Риск потери документов сводится к минимуму.
- Документы располагаются в едином хранилище, пользователи работают со ссылками на документы и могут сохранять их в разных папках;
- Структура папок задается исходя из организационной структуры, процессов или личных потребностей сотрудника;
- Чтобы объект системы было проще найти, в карточку выносятся его реквизиты;
- Стадия жизненного цикла документа изменяется автоматически в процессе согласования либо ее можно поменять вручную;
- Версионность позволяет отслеживать изменения в документе и помогает избежать накопления дублей. Количество версий одного документа неограниченно;
- Когда оперативная работа с документами закончена, они отправляются на хранение в долговременный архив.
- Структура папок задается исходя из организационной структуры, процессов или личных потребностей сотрудника;
- Чтобы объект системы было проще найти, в карточку выносятся его реквизиты;
- Стадия жизненного цикла документа изменяется автоматически в процессе согласования либо ее можно поменять вручную;
- Версионность позволяет отслеживать изменения в документе и помогает избежать накопления дублей. Количество версий одного документа неограниченно;
- Когда оперативная работа с документами закончена, они отправляются на хранение в долговременный архив.
Удобный поиск документов
На 84% сокращается среднее время поиска документов.
- Любой объект системы можно найти по заданным реквизитам или по содержимому. Критерии поиска можно постепенно уточнять;
- Чтобы найти электронный документ по бумажному экземпляру, достаточно отсканировать уникальный штрихкод.
- Чтобы найти электронный документ по бумажному экземпляру, достаточно отсканировать уникальный штрихкод.
Повышается уровень безопасности и конфиденциальность информации.
- Автор документа настраивает права доступа пользователей (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), что обеспечивают защиту от несанкционированных действий;
- Система протоколирует действия над документом: можно отследить, кто и когда их просматривал, изменял, настраивал права доступа или подписывал;
- Дополнительной защитой текста электронного документа может стать шифрование — на основе сертификата закрытого ключа или с помощью пароля.
- Система протоколирует действия над документом: можно отследить, кто и когда их просматривал, изменял, настраивал права доступа или подписывал;
- Дополнительной защитой текста электронного документа может стать шифрование — на основе сертификата закрытого ключа или с помощью пароля.
Работа с электронной подписью
Гарантия авторства и неизменности электронного документа.
- ЭП заменяет традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность содержания документа;
- Документы, подписанные квалифицированной ЭП, могут участвовать в юридически значимом электронном документообороте с контрагентами;
- По истечении действия сертификата ЭП, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.
- Документы, подписанные квалифицированной ЭП, могут участвовать в юридически значимом электронном документообороте с контрагентами;
- По истечении действия сертификата ЭП, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.