Командировки и авансовые отчеты
Создание и согласование заявок на командировку, автоматическое формирование приказа. Подготовка и согласование отчетов по авансовым выплатам в цифровом виде на основании электронных билетов, чеков или фото бумажных подтверждающих документов.
Быстрое регламентированное согласование командировки
Обеспечение юридической значимости электронных авансовых отчетов.
- Заявка на командировку создается в несколько кликов в системе, можно указать сразу несколько пунктов назначения.
- Прямо в заявке можно запросить покупку билетов или обозначить, что поездка планируется на личном автотранспорте.
- Согласование ведется в рамках задачи по настроенному маршруту с четкими сроками и ответственными, как предусмотрено регламентом компании.
- При неточностях, допущенных в оформлении, согласующие могут отправить заявку на доработку инициатору.
- Как только заявку согласуют все ответственные, система автоматически формирует приказ о командировке на основе данных из заявки. Руководителю остается подписать приказ с использованием электронной подписи (ЭП), а бухгалтерии — перечислить аванс.
- Прямо в заявке можно запросить покупку билетов или обозначить, что поездка планируется на личном автотранспорте.
- Согласование ведется в рамках задачи по настроенному маршруту с четкими сроками и ответственными, как предусмотрено регламентом компании.
- При неточностях, допущенных в оформлении, согласующие могут отправить заявку на доработку инициатору.
- Как только заявку согласуют все ответственные, система автоматически формирует приказ о командировке на основе данных из заявки. Руководителю остается подписать приказ с использованием электронной подписи (ЭП), а бухгалтерии — перечислить аванс.
Более 90% корректность извлечения реквизитов из документа. - Карточка авансового отчета (АО) в системе формируется автоматически после перечисления средств командируемому.
- Документы, подтверждающие траты (электронные билеты, чеки, скан-образы или фото накладных, квитанций), отправляются на специальный адрес электронной почты организации, откуда захватываются интеллектуальными сервисами Directum Ario и направляются в систему.
- С помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario также извлекаются данные из чеков и билетов, а затем автоматически заносятся в табличную часть карточки отчета.
- Карточку АО и корректность представленной информации проверяет сотрудник и согласует руководитель.
- Электронный авансовый отчет формируется автоматически на основе данных в карточке. Сотруднику остается подписать АО и передать бумажные оригиналы оправдательных документов в бухгалтерию.
Легкая выгрузка документов для налоговой проверки
Риск потери документов сводится к минимуму.
- Все авансовые отчеты хранятся в едином реестре в системе, доступ к ним ограничивается настроенными правами пользователей.
- По заданным параметрам в системе можно быстро найти и выгрузить архив с отчетными документами для налоговых и аудиторских проверок.
- АО выгружаются в соответствии с требованиями контролирующих органов: вместе с файлами усиленной квалифицированной ЭП (УКЭП) и сопроводительными документами. Кроме того, на отчете стоит штамп с информацией об ЭП. Если АО подписывается простой ЭП, то выгружается только документ со штампом.